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Numérisation Documents

Pourquoi numériser des fichiers ?

Si vous dirigez un bureau professionnel à l'ère numérique, vous serez peut-être surpris de découvrir à quel point la numérisation de documents peut être importante pour votre conformité, votre productivité et vos coûts globaux.

Malgré les progrès rapides de la technologie et des communications numériques, le fardeau de faire face à l'aspect physique du papier continue de présenter un défi réel et croissant pour les entreprises. Dans de nombreux cas, les entreprises qui traitent des documents sensibles, tels que des contrats, peuvent dépenser plus d'argent pour s'assurer que les fichiers sont protégés contre le vol ou les dommages. Dans l'ensemble, une entreprise peut consacrer plus de temps et de ressources à l'hébergement et à la protection des fichiers que nécessaire. Voici quelques avantages de la numérisation de documents :

  • Respecter les règlements de conformité. De nombreuses industries commencent à voir où la conversion des fichiers papier en fichiers numériques crée une opportunité pour une meilleure conformité. Les services de conversion génèrent des fichiers numériques cryptés qui sont bien protégés et ne peuvent être consultés et partagés qu'avec toute personne que votre entreprise juge utile.
  • Partage de documents. Les solutions d'imagerie et de stockage de documents conduisent à une collaboration accrue sur le lieu de travail. Avec des documents numérisés, vous pouvez vous assurer que chaque membre de l'équipe pourra consulter les fichiers sans délai.
  • Accès incroyablement facile. Cela permet également aux clients de l'extérieur de la ville ou aux employés de l'étranger de rester à jour sans avoir à être physiquement présents à tout moment. Des services d'analyse supplémentaires, tels que l'analyse à la demande, permettent aux utilisateurs de traiter et d'importer des fichiers plus rapidement.

Pourquoi externaliser la numérisation de documents ?

Beaucoup de nos clients se sont posé des questions telles que « Dois-je simplement numériser mes documents en interne ou dois-je sous-traiter la tâche ? » Ou « Où pouvez-vous numériser des documents ? »

  • Concentrez-vous sur votre mission – Avant d'introduire une solution de numérisation interne, demandez-vous « Quels sont mes principaux domaines d'activité / mes forces ? et décidez si la numérisation / gestion de documents en fait partie.
  • Conserver le capital – Les logiciels et le matériel de numérisation de documents sont coûteux à acheter, à entretenir et à mettre à jour.
  • Gardez votre personnel productif – Le personnel précieux devrait être dédié à la fonction et formé. Si les meilleures pratiques et l'utilisation efficace de votre capital humain vous intéressent, alors l'externalisation de votre numérisation est le bon choix.
  • Utiliser l'espace – Si la conservation d'un espace coûteux est une considération pour vous, alors l'externalisation de votre numérisation est logique

Les avantages de la numérisation de vos fichiers

La numérisation de documents s'est avérée une solution viable et précieuse pour les fichiers papier et les avantages sont nombreux. En tant que première étape de la numérisation des dossiers papier, des factures, des dossiers d'emploi et d'autres activités commerciales traditionnelles sur papier, les services de numérisation à la demande et de numérisation de documents peuvent s'intégrer de manière transparente aux opérations commerciales quotidiennes. Voici quelques-uns des avantages des services de numérisation :

 

  • Coûts de stockage réduits. L'achat de plus de documents de stockage et d'hébergement dans un bureau coûteux ou un espace de stockage coûteux représente un coût potentiellement énorme et injustifié.
  • Productivité accrue. Une part importante de la productivité d'une entreprise peut être attribuée au temps consacré à la récupération et au tri des documents.
  • Meilleur service client. Lorsqu'il s'agit de demandes de renseignements sur les comptes clients, le temps de réponse lent en raison de documents égarés ou perdus peut entraîner un service client médiocre et potentiellement nuire à la réputation.
  • Meilleure organisation. Passez moins de temps à copier, faxer ou acheminer vos documents. Utilisez l'imagerie documentaire pour organiser vos opérations.
  • Reprise après sinistre plus facile. La plupart des organisations ont mis en place un plan de reprise après sinistre bien défini pour leurs bases de données informatiques. Les plans de sauvegarde pour les documents papier, cependant, sont complètement négligés. Assurez-vous d'avoir mis en place une politique d'analyse qui complète votre plan de reprise après sinistre.
  • Conformité. De nombreuses organisations doivent satisfaire aux exigences de conformité des organismes gouvernementaux et de sécurité. La numérisation de documents médicaux, par exemple, comporte de nombreuses réglementations strictes en matière de conservation des documents. Gardez la conformité à l'esprit grâce aux services de numérisation de documents sécurisés.