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Numérisation de documents

Document Scanning

Pourquoi la numérisation de documents?


Si vous dirigez un bureau professionnel à l'ère numérique, vous serez peut-être surpris de découvrir à quel point la numérisation de documents peut être importante pour votre conformité, votre productivité et vos coûts globaux.

Malgré les progrès rapides de la technologie et des communications numériques, le fardeau de faire face à la matérialité du papier continue de représenter un défi réel et croissant pour les entreprises. Dans de nombreux cas, les entreprises traitant des matériaux sensibles, tels que les contrats, peuvent dépenser plus d'argent pour s'assurer que les fichiers sont protégés contre le vol ou les dommages. Dans l'ensemble, une entreprise peut consacrer plus de temps et de ressources à l'hébergement et à la protection des fichiers que nécessaire. Certains avantages de la numérisation de documents comprennent:

  • Respect des règlements de conformité. De nombreuses industries commencent à voir où la conversion des fichiers papier en fichiers numériques crée une opportunité pour une meilleure conformité. Les services de conversion génèrent des fichiers numériques cryptés qui sont bien protégés et ne peuvent être consultés et partagés qu'avec les personnes que votre entreprise trouve utiles.

  • Partage de documents. Les solutions d'imagerie et de stockage de documents permettent une collaboration accrue sur le lieu de travail. Avec les documents numérisés, vous pouvez vous assurer que chaque membre de l'équipe pourra voir les fichiers sans délai.

  • Accès incroyablement facile. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents (EDMS) facilite l'accès aux fichiers. Cela permet également aux clients de l'extérieur de la ville ou aux employés de l'extérieur de rester à jour sans avoir à être physiquement présents à tout moment. Des services d'analyse supplémentaires, tels que l'analyse à la demande, permettent aux utilisateurs de traiter et de télécharger des fichiers plus rapidement.

Pourquoi externaliser la numérisation de documents?

Beaucoup de nos clients se sont posés des questions telles que "Dois-je simplement numériser mes documents en interne ou est-ce que je sous-traite la tâche?" Ou "Où pouvez-vous aller pour numériser des documents?"

  • Concentrez-vous sur votre mission - Avant de présenter une solution de numérisation interne, demandez "Quels sont mes principaux métiers / forces?" et décidez si la numérisation / la gestion des documents en fait partie.
  • Conserver le capital - Les logiciels et le matériel de numérisation de documents sont coûteux à acheter, à entretenir et à mettre à jour.
  • Gardez votre personnel productif - Un personnel précieux devrait être dédié à la fonction et formé. Si les meilleures pratiques et l'utilisation efficace de votre capital humain vous intéressent, l'externalisation de votre numérisation est le bon choix.
  • Utiliser l'espace - Si la conservation d'un espace coûteux est une considération pour vous, l'externalisation de votre numérisation est logique.

Externaliser Numérisation

Les avantages de la numérisation de vos fichiers

La numérisation de documents s'est avérée une solution viable et précieuse pour les fichiers papier et les avantages sont nombreux. En tant que première étape de la numérisation des dossiers papier, des factures, des dossiers d'emploi et d'autres activités commerciales traditionnelles sur papier, les services de numérisation à la demande et de numérisation de documents peuvent s'intégrer de manière transparente aux opérations commerciales quotidiennes. Voici quelques-uns des avantages des services de numérisation:

  • Coûts de stockage réduits. L'achat de plus de documents de stockage et d'hébergement dans un bureau coûteux ou un espace de stockage coûteux représente un coût potentiellement énorme et injustifié.
  • Productivité accrue. Une part importante de la productivité d'une entreprise peut être attribuée au temps passé à récupérer et trier les documents.
  • Meilleur service client. En ce qui concerne les demandes de renseignements sur les comptes clients, un temps de réponse lent dû à des documents égarés ou perdus peut entraîner un service client médiocre et potentiellement nuire à une réputation.
  • Meilleure organisation. Passez moins de temps à copier, télécopier ou acheminer vos documents. Utilisez l'imagerie de documents et numérisez à la demande pour organiser vos opérations.
  • Reprise après sinistre plus facile. La plupart des organisations ont mis en place un plan de reprise après sinistre bien défini pour leurs bases de données informatiques. Les plans de sauvegarde des documents papier sont cependant complètement négligés. Assurez-vous d'avoir mis en place une politique d'analyse qui complète votre plan de reprise après sinistre.
  • Conformité. De nombreuses organisations doivent satisfaire aux exigences de conformité du gouvernement et des organismes de sécurité. La numérisation de documents médicaux, par exemple, comporte de nombreuses réglementations strictes en matière de conservation des documents. Gardez la conformité en tête avec les services de numérisation de documents sécurisés.
  • Augmentation de la sécurité des documents. Ne vous inquiétez plus jamais de la protection de vos documents. Héberger les fichiers dans des emplacements sécurisés et contrôler qui a accès aux clés / combinaisons ne sont que deux des problèmes liés aux documents sensibles.

Qui bénéficierait des services de numérisation de documents?

La numérisation de documents est un moyen simple de faire entrer votre entreprise dans le 21e siècle. Cependant, certaines entreprises peuvent disposer d'un nombre extraordinairement élevé de documents dont elles doivent garder une trace. L'analyse à la demande aide dans ces cas en agissant comme une solution plus rentable. Au lieu de payer pour chaque fichier à numériser, les entreprises peuvent numériser progressivement les documents selon leurs besoins.

En plus d'être rentable, la numérisation à la demande est également une option pratique. Par exemple, si vous avez déjà des documents dans une installation de stockage, la numérisation à la demande facilite la numérisation progressive de votre bibliothèque de documents au fil du temps.

Toute entreprise peut bénéficier de l'amélioration de l'efficacité de la numérisation de documents. Les documents numériques sont plus faciles à partager, modifier et stocker. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration de votre entreprise sans avoir à vous soucier de garder une trace de la montagne d'informations nécessaires pour que tout fonctionne bien.

Transformation Numérique

Numérisation sur demande: la décision respectueuse de l'environnement

Garder un bureau de papier ne vous coûte pas seulement du temps, cela vous coûte aussi de l’argent. De nos jours, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas vous passer de papier. Comparez les coûts de numérisation des documents aux coûts associés à la gestion d'un bureau papier, y compris tout, du stockage et des matériaux aux heures de travail. Il ne suffit pas de consacrer de l’espace à vos fichiers papier. Vous devez prendre en compte: un système de classement, des employés pour classer et maintenir le système, le papier physique sur lequel chaque facture, contrat ou document sera imprimé, et combien par heure il en coûte à votre entreprise pour rester organisée. Cela peut vraiment s'additionner.

Tous mes fichiers doivent-ils être numérisés?

Bien qu'il puisse y avoir un cas ou deux où les fichiers papier sont la méthode préférée, la numérisation de documents est généralement plus accessible et utile pour les opérations quotidiennes.

Le fait de numériser vos fichiers et de les conserver dans des fichiers facilite de nombreux processus, tels que le suivi des factures ou la gestion des contrats avec les fournisseurs. Il vous permet de mettre vos fichiers les plus importants en veille lorsque vous en avez le plus besoin.