Numérisation de documents

Pourquoi la numérisation de documents?

Si vous dirigez un bureau professionnel à l'ère numérique, vous pourriez être surpris de découvrir à quel point la numérisation de documents peut être importante pour votre conformité, votre productivité et vos coûts globaux.

Malgré les progrès rapides de la technologie et des communications numériques, le fardeau de faire face à la matérialité du papier continue de représenter un défi réel et croissant pour les entreprises. Dans de nombreux cas, les entreprises qui traitent de documents sensibles, tels que les contrats, peuvent dépenser plus d'argent pour garantir la protection des fichiers contre le vol ou les dommages. Dans l'ensemble, une entreprise peut consacrer plus de temps et de ressources à l'hébergement et à la protection des fichiers que nécessaire.

  • Conforme aux réglementations de conformité. De nombreuses industries commencent à voir où la conversion du papier en fichiers numériques crée une opportunité pour une meilleure conformité. Les fichiers numériques cryptés sont bien protégés et ne peuvent être consultés et partagés qu'avec les personnes que votre entreprise juge avantageuses.
  • Partage de documents. Les solutions d'imagerie et de stockage de documents sont la meilleure solution de collaboration sur le lieu de travail. Avec les documents numérisés, vous pouvez vous assurer que chaque membre de l'équipe pourra visualiser les fichiers sans délai.
  • Accès incroyablement facile. L'utilisation d'un EDMS facilite l'accès aux fichiers. Cela permet également aux clients à l'extérieur de la ville ou aux employés à l'étranger de rester à jour sans avoir à être physiquement présent à tout moment.

Pourquoi externaliser la numérisation de documents?

Beaucoup de nos clients se sont posé la question «Dois-je simplement scanner mes documents en interne ou dois-je externaliser la tâche?»

  • Concentrez-vous sur votre mission - Avant de présenter une solution de numérisation en interne, demandez «Quels sont mes principaux métiers / forces?» et décidez si la numérisation / gestion des documents en fait partie.
  • Conserve Capital - Le matériel et les logiciels de numérisation de documents sont coûteux à acheter, à entretenir et à mettre à jour.
  • Gardez votre personnel productif - Un personnel précieux devrait être dédié à la fonction et formé. Si les meilleures pratiques et l'utilisation efficace de votre capital humain vous intéressent, l'externalisation de votre numérisation est le bon choix.
  • Utiliser l'espace - Si la conservation d'un espace coûteux est une considération pour vous, l'externalisation de votre numérisation est logique.

Les avantages de la numérisation de vos fichiers

La numérisation de documents s'est avérée une solution viable et valable pour les fichiers papier et les avantages sont nombreux. En tant que première étape de la numérisation des dossiers papier, des factures, des fichiers d'emploi et d'autres activités commerciales traditionnelles sur papier, les services de numérisation à la demande et de numérisation de documents peuvent s'intégrer de manière transparente dans les opérations commerciales quotidiennes. Voici quelques-uns des avantages des services de numérisation:

  • Coûts de stockage réduits. Acheter plus de documents de stockage et de logement dans des bureaux ou des espaces de stockage coûteux représente un coût potentiellement énorme et injustifié.
  • Productivité accrue. Une part importante de la productivité d’une entreprise peut être attribuée au temps passé à récupérer et à trier les documents
  • Meilleur service client. En ce qui concerne les demandes de renseignements sur les comptes clients, un temps de réponse lent en raison de documents égarés ou perdus peut entraîner un mauvais service client et potentiellement nuire à la réputation.
  • Meilleure organisation. Passez moins de temps à copier, télécopier ou acheminer vos documents. Utilisez l'imagerie documentaire et la numérisation à la demande pour organiser vos opérations.
  • Récupération après sinistre plus facile. La plupart des entreprises disposent d'un plan de reprise après sinistre bien défini pour leurs bases de données informatiques. Cependant, les plans de sauvegarde des documents papier sont complètement ignorés.
  • Conformité. De nombreuses organisations doivent satisfaire aux exigences de conformité du gouvernement et des organismes de sécurité. La numérisation de documents médicaux, par exemple, comporte de nombreuses réglementations strictes en matière de conservation des documents. Gardez la conformité au premier plan avec les services de numérisation.
  • Sécurité accrue des documents. Ne vous souciez plus de la protection de vos documents. Le stockage des fichiers dans des emplacements sécurisés et le contrôle des personnes disposant d'un accès clé / combiné ne sont que deux des problèmes liés aux documents sensibles.

Qui bénéficierait des services de numérisation de documents?

La numérisation de documents est un moyen simple de faire entrer votre entreprise dans le 21e siècle. Cependant, certaines entreprises peuvent avoir un nombre extraordinairement élevé de documents dont elles doivent faire le suivi. L'analyse à la demande aide dans ces cas en agissant comme une solution plus rentable. Au lieu de payer pour chaque fichier à numériser numériquement, les entreprises peuvent progressivement numériser des documents selon les besoins.

Toute entreprise peut bénéficier du gain d'efficacité qui accompagne la numérisation de documents. Les documents numériques sont plus faciles à partager, à modifier et à stocker. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration de votre entreprise sans avoir à vous soucier de garder une trace de la montagne d'informations nécessaires au bon fonctionnement.